O dinheiro não sumiu.
Ele está parado em quem não pagou.

Não, e esse limite deve estar escrito antes de qualquer coisa ser ligada. O papel dela é preparar, organizar e avisar. Pagamento, transferência e aprovação ficam sempre com uma pessoa.

Na maioria dos casos, não. Começa-se pelo que já existe, mesmo que seja planilha. Trocar de sistema é uma decisão separada, e só vale quando o atual realmente limita o resultado.

Depende de como for montado, e por isso isso se decide antes. Como regra: use só o dado necessário para a tarefa, saiba onde ele fica guardado e deixe registrado quem pode ver o quê.

O Canvas é gratuito e continua gratuito, sem cartão e sem teste que expira. Se depois você quiser o caminho completo de implementação, existe o Plano Sob Medida, que é opcional e não muda em nada o que o Canvas entrega.